Organiser un événement, qu’il s’agisse d’un salon, d’un séminaire, d’un concert ou d’une fête, représente un défi majeur. Les nombreux aspects à considérer incluent le budget, le lieu, la logistique, la communication et le public. Il est impératif d’anticiper les problèmes potentiels susceptibles de compromettre le succès de l’événement. La gestion des risques intervient à ce stade, englobant le processus d’identification, d’évaluation et de réduction de l’impact des risques. Dans cet article, nous allons expliquer la gestion des risques, son importance, sa mise en œuvre et les bonnes pratiques à suivre pour garantir un événement sans problèmes.
En quoi consiste la gestion des risques ?
Pour vivre un événement clé en main, la gestion des risques est importante. Elle vise à identifier et évaluer les éléments incertains, élaborant ensuite un plan pour minimiser et maîtriser ces facteurs ainsi que leurs conséquences potentielles.
Un risque peut concerner une panne de courant, des conditions météorologiques défavorables, l’annulation d’un intervenant, une faible affluence, une urgence médicale, etc.
Les étapes clés de la gestion des risques englobent :
• L’identification des risques potentiels qui pourraient affecter l’événement, en se basant sur des sources d’information internes et externes, comme les expériences passées, les données statistiques, les rapports d’experts, etc.
• L’analyse et l’évaluation de la probabilité et de l’impact de chaque risque, en utilisant des méthodes qualitatives ou quantitatives, comme les matrices de risque, les arbres de décision, les simulations, etc.
• La définition et la mise en œuvre des actions pour réduire ou éliminer les risques, ou pour les transférer à une autre partie, telle que la compagnie d’assurance. Il s’agit également de surveiller l’évolution des risques et de réagir en cas de survenance.
Pourquoi la gestion des risques est-elle importante dans un événement ?
Dans un événement, la gestion des risques est importante pour plusieurs raisons, dont :
• La protection de la réputation, en évitant ou en limitant les dommages à l’image du commanditaire ou de l’organisateur événementiel, qui pourraient résulter d’un incident ou d’une insatisfaction des participants.
• La gestion des risques permet aussi de garantir la qualité et la sécurité de l’événement, en répondant aux attentes et aux besoins des clients, qu’il s’agisse des exposants, des intervenants, des partenaires ou des visiteurs.
• Grâce à la gestion des risques, il devient possible de contrôler le budget et les échéances de l’événement, en prévenant les dépenses inattendues et en évitant tout retard associé à la résolution de problèmes.
• La gestion des risques garantit aussi le respect des normes et réglementations en vigueur pour l’événement, que ce soit sur les plans juridique, fiscal, sanitaire, environnemental, etc.
Comment mettre en œuvre la gestion des risques lors d’un événement ?
Pour mettre en œuvre la gestion des risques, il faut suivre les étapes suivantes :
• Définir les objectifs et le périmètre de l’événement, en clarifiant la finalité, le public cible, le lieu, la date, la durée et le budget de l’événement.
• Constituer une équipe de gestion des risques, en désignant des personnes responsables et en leur attribuant des rôles et des responsabilités clairs. Vous devez les fournir les ressources et les outils nécessaires.
• Recenser tous les risques potentiels qui pourraient affecter l’événement, en utilisant des techniques comme le brainstorming, les check-lists, les enquêtes, etc.
• Définir un plan de gestion des risques et les indicateurs de suivi et les procédures d’alerte et d’escalade.
• Surveiller l’évolution des risques et de vérifier l’efficacité des actions mises en œuvre, en utilisant les indicateurs de suivi et les procédures d’alerte et d’escalade. Il s’agit également de réagir en cas de survenance d’un risque, en activant le plan d’urgence et en gérant la crise.
• Tirer les leçons de la gestion des risques, en identifiant les points forts et les points faibles, et en proposant des axes d’amélioration pour les événements futurs.
Quelles sont les bonnes pratiques à suivre dans la gestion des risques ?
Pour réussir la gestion des risques, il faut :
• Associer toutes les personnes concernées par l’événement, notamment les clients, les fournisseurs, les prestataires et les autorités à la gestion des risques, en les informant, les consultant et les impliquant dans les décisions.
• Anticiper les risques potentiels, plutôt que de les subir, en se basant sur des données fiables et à jour, et en utilisant des outils adaptés.
• Tenir compte des spécificités de l’événement, comme le type, la taille, la durée et le lieu, et adapter la gestion des risques en conséquence, en choisissant les méthodes et les actions les plus pertinentes.
• Formaliser et conserver les informations relatives à la gestion des risques, notamment les risques identifiés, les actions mises en œuvre, les résultats obtenus, etc., en utilisant des supports appropriés, tels que des rapports, des tableaux de bord et des fiches de synthèse.
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